Raport luki płacowej
kto, kiedy i co musi zawierać
Pierwsze raporty luki płacowej trzeba złożyć do 7 czerwca 2027 r., a obejmą wynagrodzenia z 2026 r. Wyjaśniamy, którzy pracodawcy raportują, jakie wskaźniki zawiera raport, komu się go przekazuje, co dzieje się, gdy luka przekracza 5% – i jak rozłożyć przygotowania w czasie.
Kto składa raport
Obowiązek raportowania luki płacowej z art. 9 dyrektywy (UE) 2023/970 dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 100 pracowników – zarówno w sektorze prywatnym, jak i publicznym. Liczy się zatrudnienie u danego pracodawcy, a nie w całej grupie kapitałowej. Sposób liczenia (np. które umowy i w jakim okresie) doprecyzuje polska ustawa.
Firmy poniżej progu nie raportują luki płacowej, ale obowiązują je pozostałe zasady jawności: informowanie kandydatów o wynagrodzeniu i prawo pracowników do informacji o średnich wynagrodzeniach. Więcej w przewodniku po luce płacowej.
Terminy
| Liczba pracowników | Częstotliwość | Pierwszy raport | Kolejne raporty |
|---|---|---|---|
| 250 i więcej | co roku | 7 czerwca 2027 r. (za 2026 r.) | co roku do 7 czerwca |
| 150–249 | co 3 lata | 7 czerwca 2027 r. (za 2026 r.) | 2030, 2033… |
| 100–149 | co 3 lata | 7 czerwca 2031 r. (za 2030 r.) | 2034, 2037… |
Raport zawsze dotyczy poprzedniego roku kalendarzowego.
Co zawiera raport
Raport obejmuje siedem wskaźników z art. 9 dyrektywy:
| Wskaźnik | Co pokazuje |
|---|---|
| a) luka płacowa | różnica średnich wynagrodzeń kobiet i mężczyzn w całej firmie |
| b) luka w składnikach zmiennych | różnica średnich premii, nagród, prowizji i dodatków |
| c) mediana luki płacowej | różnica median wynagrodzeń – odporna na skrajne wartości |
| d) mediana luki w składnikach zmiennych | jak wyżej, dla składników zmiennych |
| e) odsetek otrzymujących składniki zmienne | jaki odsetek kobiet i jaki mężczyzn otrzymał premie lub inne składniki zmienne |
| f) kwartyle płac | udział kobiet i mężczyzn w każdej ćwiartce rozkładu wynagrodzeń |
| g) luka w kategoriach pracowników | różnica w każdej kategorii pracy o jednakowej wartości – osobno dla wynagrodzenia zasadniczego i składników zmiennych |
Jak policzyć każdy z nich, pokazujemy na przykładzie w poradniku Jak obliczyć lukę płacową.
Komu przekazać raport
- Organ monitorujący wskazany przez państwo – otrzymuje wskaźniki a–f (część z nich państwo może wyliczać samo z danych administracyjnych) i może je publikować.
- Pracownicy i ich przedstawiciele – otrzymują informację o luce w kategoriach pracowników (wskaźnik g).
- Inspekcja pracy i organ ds. równości – na żądanie.
Prawidłowość danych potwierdza kierownictwo pracodawcy po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Pracownicy i ich przedstawiciele mogą prosić o wyjaśnienia i dodatkowe informacje, a pracodawca odpowiada na nie w rozsądnym terminie. Wskaźniki a–f firma może też opublikować na swojej stronie.
Uwaga: polska ustawa wskaże organ monitorujący i formę przekazania raportu (np. formularz elektroniczny). Do tego czasu przygotuj dane tak, żeby dało się je łatwo przenieść do dowolnego formatu.
Co dzieje się po raporcie
Jeśli w którejkolwiek kategorii pracowników różnica średnich wynagrodzeń wynosi co najmniej 5%, pracodawca może ją uzasadnić obiektywnymi, neutralnymi płciowo kryteriami albo ją usunąć. Gdy tego nie zrobi w ciągu 6 miesięcy od złożenia raportu, przeprowadza wspólną ocenę wynagrodzeń z przedstawicielami pracowników – z analizą przyczyn różnic i planem działań naprawczych.
Dlatego najlepiej sprawdzić kategorie z różnicą co najmniej 5% przed złożeniem raportu: wtedy uzasadnienie lub korekta mogą być gotowe od razu.
Plan przygotowań do raportu w 2027 r.
Przykładowy harmonogram dla firmy, która składa pierwszy raport do 7 czerwca 2027 r.:
| Kiedy | Co zrobić |
|---|---|
| IV kwartał 2026 | Sprawdź liczbę pracowników i termin raportu. Uporządkuj dane w systemie kadrowym: płeć, stanowiska, poziomy, wymiar etatu, składniki zmienne. Policz lukę na danych bieżących. |
| I kwartał 2027 | Zamknij dane za 2026 r. (pełny rok, łącznie z osobami, które odeszły). Wyznacz kategorie pracowników – najlepiej na podstawie wartościowania stanowisk. Policz wszystkie wskaźniki. |
| Kwiecień 2027 | Przeanalizuj kategorie z różnicą co najmniej 5%: zapisz obiektywne przyczyny albo zaplanuj korekty. Przygotuj wyjaśnienia dla pracowników. |
| Maj 2027 | Skonsultuj raport z przedstawicielami pracowników i zatwierdź go przez zarząd. Przygotuj informację o luce w kategoriach dla pracowników. |
| do 7 czerwca 2027 | Złóż raport do organu monitorującego i przekaż informację pracownikom i ich przedstawicielom. |
| do grudnia 2027 | Usuń nieuzasadnione różnice w ciągu 6 miesięcy od raportu – w przeciwnym razie przeprowadź wspólną ocenę wynagrodzeń. |
Jak przygotować dane
Najwięcej pracy wymaga zwykle zebranie danych w jednym miejscu. Sprawdź, czy z systemu kadrowo-płacowego wyeksportujesz:
- wszystkich pracowników zatrudnionych w roku sprawozdawczym – także tych, którzy odeszli,
- płeć, stanowisko, poziom stanowiska i dział,
- wymiar czasu pracy (godziny tygodniowo lub etat),
- wynagrodzenie zasadnicze oraz sumę składników uzupełniających i zmiennych za rok,
- kategorię pracowników albo dane, z których ją wyznaczysz (np. grupa zaszeregowania).
Taki plik CSV możesz od razu sprawdzić w kalkulatorze luki płacowej. W VeyraHR ten sam plik daje pełny raport ze wskaźnikami z art. 9, oznaczeniem kategorii z różnicą co najmniej 5%, historią miesiąc po miesiącu i eksportem do PDF – zobacz moduł luki płacowej.
Źródła
- Dyrektywa (UE) 2023/970 – art. 9 (sprawozdawczość) i art. 10 (wspólna ocena wynagrodzeń) (EUR-Lex)
- Projekt ustawy UC127 – Rządowe Centrum Legislacji
Stan prawny na 23 października 2026 r. Tekst ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Polska ustawa wdrażająca dyrektywę (UE) 2023/970 nie została jeszcze uchwalona – po jej przyjęciu zaktualizujemy treść.
Najczęstsze pytania
Kto musi złożyć raport luki płacowej?
Według dyrektywy (UE) 2023/970 – pracodawcy zatrudniający co najmniej 100 pracowników. Firmy od 250 pracowników raportują co roku, a firmy zatrudniające 100–249 osób co trzy lata. Państwo członkowskie może rozszerzyć obowiązek na mniejsze firmy.
Kiedy trzeba złożyć pierwszy raport luki płacowej?
Pracodawcy zatrudniający co najmniej 150 pracowników – do 7 czerwca 2027 r., za rok 2026. Pracodawcy zatrudniający od 100 do 149 pracowników – do 7 czerwca 2031 r., za rok 2030. Polska ustawa wdrażająca dyrektywę może doprecyzować sposób liczenia zatrudnienia i formę raportu.
Jaki okres obejmuje raport?
Raport dotyczy poprzedniego roku kalendarzowego. Raport składany do 7 czerwca 2027 r. obejmuje wynagrodzenia z 2026 r. – dlatego dane z bieżącego roku warto porządkować na bieżąco.
Czy raport luki płacowej jest jawny?
Raport trafia do organu monitorującego wskazanego przez państwo członkowskie, który może publikować zebrane dane. Pracodawca może też opublikować wskaźniki na swojej stronie. Informację o luce w kategoriach pracowników przekazuje się wszystkim pracownikom i ich przedstawicielom.
Co jeśli w raporcie wyjdzie luka co najmniej 5%?
Jeżeli w którejkolwiek kategorii pracowników różnica wynosi co najmniej 5%, nie jest uzasadniona obiektywnymi, neutralnymi płciowo kryteriami i nie zostanie usunięta w ciągu 6 miesięcy od złożenia raportu, pracodawca przeprowadza wspólną ocenę wynagrodzeń z przedstawicielami pracowników.
VeyraHR liczy wskaźniki z dyrektywy o jawności wynagrodzeń z pliku CSV z Twojego systemu kadrowego: luka średnia i mediana, składniki zmienne, kwartyle płac i kategorie z różnicą co najmniej 5%.